Darbo kodekso 44 straipsnis numato darbdavio pareigą pranešti darbuotojui apie darbo sąlygas. Be to, iki darbo pradžios darbdavys privalo pateikti darbuotojui informaciją apie darbo funkcijos apibūdinimą ar aprašą arba darbo (pareigybės arba pareigų, profesijos, specialybės) pavadinimą ir, jeigu nustatyta, – jos hierarchinį ir (arba) kvalifikacijos ar sudėtingumo lygį (laipsnį).
Darbo funkcija, anot Darbo teisės skyriaus vedėjos Ievos Piličiauskaitės, yra viena iš būtinųjų darbo sutarties sąlygų, todėl turi būti nurodoma darbo sutartyje. Vis dėlto darbo funkcijos turinys darbo sutartyje dažniausiai nedetalizuojamas, tačiau kad abiem šalims būtų aiškus darbo funkcijos turinys, darbdavys privalo atskiru dokumentu aprašyti darbo funkcijos turinį, pavyzdžiui, pareigybės aprašu, pareiginiais nuostatais, darbo veiklos aprašu ar kitu vidiniu darbdavio dokumentu.
Darbo kodekso 34 straipsnio 2 dalis numato, kad „<…> darbo funkcija apibrėžiama darbo sutartyje, pareiginiuose nuostatuose ar darbo (veiklos) apraše“.Detaliau šių dokumentų turinys Darbo kodekse nereglamentuotas, taigi jų rengimo metodiką bei turinį pasirenka darbdavys, atsižvelgdamas į faktines aplinkybes, įmonės darbo organizavimo specifiką ir poreikius.
Vis dėlto, akcentuoja Darbo teisės skyriaus vedėja I. Piličiauskaitė, remiantis susiformavusia praktika, į pareigybės aprašą rekomenduojama įtraukti šiuos pagrindinius elementus: minimalius kvalifikacinius reikalavimus darbuotojui, einančiam konkrečias pareigybes; išsamų funkcijos ir atsakomybių aprašą ir kt.
Kokybiškai parengtas pareigybės aprašas reikšmingas keliais aspektais: pirma, sprendžiant darbuotojų atsakomybės klausimą už darbo pareigų pažeidimą / nevykdymą, ir, antra – perskirstant funkcijas, naikinant pareigybes ar keičiant įmonės struktūrą, pavyzdžiui, sprendžiant, ar darbuotojas gali būti atleistas pagal Darbo kodekso 57 straipsnio 1 dalį. Be to, pareigybės apraše aprašyti kvalifikaciniai reikalavimai padeda darbdaviui įvertinti, ar darbuotojo kvalifikacija yra tinkama, ar jis gali pretenduoti į siūlomą laisvą vietą, kai darbdaviui yra nustatyta pareiga prieš atleidžiant darbuotoją pasiūlyti jo kvalifikaciją atitinkančią laisvą darbo vietą. Darbo teisės skyriaus vedėja pažymi, kad tam tikrai pareigybei nustatyti kvalifikaciniai reikalavimai yra reikšmingi ir rengiant darbo apmokėjimo sistemą.
Taigi detalus ir aiškus darbuotojo funkcijų aprašas yra naudingas abiem darbo sutarties šalims: darbuotojui suteikia aiškumo, apibrėžia jo funkcijų ir atsakomybių ribas, o darbdaviui gali būti naudingas priimant su darbuotojo darbo funkcijomis ir darbo organizavimu susijusius sprendimus.